WORKSHOP TATA KELOLA ARSIP TINGKATKAN KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP DI LINGKUNGAN KPU KABUPATEN SEMARANG
Ungaran - KPU Kabupaten Semarang menggelar Workshop Tata Kelola Arsip Pasca Pemilu dan Pemilihan Tahun 2024, sebagai upaya memperkuat manajemen kearsipan di lingkungan kerja setelah selesainya tahapan Pemilu dan Pemilihan Serentak 2024, pada Kamis, (30/10/2025).
Kegiatan ini menghadirkan Drs. Budiyono, Arsiparis Ahli Muda sekaligus Ketua Tim Kerja Pembinaan Kearsipan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang sebagai narasumber utama, yang membawakan dua materi penting yaitu Tata Kelola Arsip di Lingkungan KPU dan Alih Media Arsip. Workshop ini diikuti oleh seluruh jajaran sekretariat dan operator arsip KPU Kabupaten Semarang.
Dalam paparannya, Drs. Budiyono menekankan bahwa pengelolaan arsip harus berlandaskan peraturan perundang-undangan, antara lain UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, PP Nomor 28 Tahun 2012, serta sejumlah regulasi internal KPU seperti PKPU Nomor 2 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas, PKPU Nomor 17 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip, dan Keputusan KPU Nomor 1257 Tahun 2024 tentang Kode Klasifikasi Arsip.
“Pengelolaan arsip bukan hanya soal penyimpanan dokumen, tetapi juga menjamin akuntabilitas dan transparansi lembaga. Arsip adalah bukti sejarah dan pertanggungjawaban publik,” ujar Budiyono.
Materi pertama membahas aspek-aspek pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Peserta juga mendapatkan penjelasan tentang kode klasifikasi arsip substantif dan fasilitatif, tata naskah dinas, serta prosedur pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
Sesi kedua membahas Alih Media Arsip, yaitu proses konversi arsip fisik ke bentuk digital untuk tujuan pelestarian dan efisiensi akses informasi. Menurut Budiyono, alih media merupakan salah satu strategi pelestarian arsip agar tetap dapat diakses kapan pun dan di mana pun melalui sistem komputer, baik secara online maupun offline.
Proses alih media dilakukan melalui beberapa tahap, yakni persiapan, pelaksanaan, verifikasi/quality control, pembuatan berita acara, serta autentikasi dokumen digital. Dalam praktiknya, alih media arsip juga memperhatikan standar keamanan informasi seperti tanda tangan digital, watermark, dan hash value untuk menjaga integritas data dan kepastian hukum dokumen elektronik.
Melalui workshop ini, diharapkan jajaran KPU Kabupaten Semarang semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip secara profesional, tertib, dan sesuai ketentuan. Arsip Pemilu dan Pemilihan 2024 merupakan dokumen bernilai sejarah dan bukti administrasi yang perlu dikelola secara aman, tertib, dan berkelanjutan.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan ini, KPU Kabupaten Semarang berencana melaksanakan program magang selama satu minggu di Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Semarang. Kegiatan tersebut bertujuan untuk memperdalam praktik pengelolaan arsip, sekaligus memperkuat kerja sama kelembagaan dalam bidang kearsipan.
“Dengan tata kelola arsip yang baik, KPU dapat menjaga kepercayaan publik sekaligus memastikan warisan dokumentasi demokrasi tetap terpelihara,” pungkas Budiyono.
